POLÍTICAS Y TÉRMINOS SOYYO

TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO SOYYO – SERVICIOS DE IDENTIDAD DIGITAL S.A.S.

SERVICIOS DE IDENTIDAD DIGITAL S.A.S, sociedad identificada con el NIT 901.346.435-4 (en adelante “SoyYo”) ha producido el presente documento donde se establecen las condiciones bajo las cuales el Usuario acepta acceder a los contenidos y trámites de la Aplicación SoyYo, (en adelante “la Aplicación”) y se definen los derechos, obligaciones, consecuencias del incumplimiento de las disposiciones definidas y demás información relevante para el uso de la Aplicación entre SoyYo y el Usuario, las cuales son aceptadas por el Usuario al hacer uso de la Aplicación.

Primera.- Definiciones: Para efectos del presente reglamento, se entenderán las siguientes definiciones:

Aliados/Aliadas: entidades legales públicas o privadas que previo Acuerdo con SoyYo, permiten la realización de trámites y/o transacciones con los Usuarios a través de las funcionalidades de registro, autenticación y/o firma electrónica (entre otros) de la aplicación SoyYo.

Aplicación: programa informático de SoyYo, que le permite al Usuario administrar su información personal de manera digital para hacer trámites antes terceros públicos y/o privados.

Usuario: persona natural y/o jurídica que se encuentra registrada en la Aplicación, accede a sus servicios, contenidos y ha registrado su identidad digital través de los mecanismos dispuestos en la Aplicación, con el fin de poder acceder a los contenidos y realizar trámites a través de la Aplicación.

Factores de autenticación: los diversos mecanismos de autenticación utilizados por la Aplicación, incluyendo sin limitación biometría facial, verificación de datos personales, verificación de documento de identidad (entre otros) los cuales representan la forma de autenticación única para el usuario que permite el acceso a los contenidos de la Aplicación y a realizar trámites por medio de la misma. Estos factores podrán ser modificados e implementados por SoyYo a su discreción, con el objetivo de garantizar la seguridad y la privacidad del Usuario y sus transacciones en la Aplicación.

Entidades: entidades públicas y/o privadas que se encuentren vinculadas con SoyYo para permitir a los Usuarios realizar digitalmente sus trámites ante éstas.

Mi Espacio: funcionalidad en la aplicación SoyYo. que permite al Usuario el almacenamiento seguro y privado de documentos privados y personales propiedad del Usuario, para ser utilizados en el marco de trámites y/o transacciones que el usuario realice con entidades Aliadas a SoyYo., conforme se indica en la cláusula séptima (7ª) del presente documento, y siempre con el consentimiento previo expreso e informado del Usuario. El almacenamiento de estos datos es voluntario, no es requerido por SoyYo. y deberá ser autorizado previamente por el Usuario.

Segunda.- Alcance del uso de la Aplicación: el Usuario a través del uso de la Aplicación podrá, entre otros servicios:

  1. Administrar, actualizar y suprimir sus datos personales suministrados y/o autorizados para uso de SoyYo.
  2. Realizar trámites con las Entidades habilitadas por SoyYo.
  3. Tener acceso a otros sitios web a través de vínculos en la Aplicación, caso en el cual el Usuario acepta y reconoce que cada proveedor relacionado con dichos vínculos, será responsable por el cumplimiento de la legislación de protección de datos personales en relación con la información suministrada en su propio sitio web.
  4. Suscribir contratos o demás documentos legales, bajo servicios de firma electrónica prestados por SoyYo, en cumplimiento de lo dispuesto en la ley 527 de 1999.
  5. Almacenar documentos personales privados/confidenciales de manera segura y privada, que pueden contener información sensible, a través de la funcionalidad “Mi Espacio” conforme se define en este documento.
  6. Compartir (transferir o transmitir) con Aliados o terceros datos personales y/o información personal, siempre con el consentimiento previo, expreso y específico del Usuario y/o Titular de los Datos, en el marco de trámites y/o transacciones que el Usuario realice con Aliados a través de la aplicació SoyYo.

Tercera: Contenidos de la Aplicación: los contenidos y servicios proveídos por la Aplicación podrán ser modificados o eliminados por SoyYo.

Cuarta.- Condiciones de los servicios: Para utilizar los Servicios de la Aplicación, es necesario ser haberse registrado como usuario de SoyYo a través del proceso de registro ofrecido en la Aplicación. SoyYo podrá establecer los mecanismos adicionales de autenticación que estime convenientes para utilizar los servicios de la Aplicación, tales como pero sin limitarse a prueba de vida, imágenes, biometría facial, entre otras, siempre bajo estándares técnicos y de seguridad que garanticen el adecuado manejo de dicha información., y en cumplimiento de las regulaciones aplicables.

Quinta.- Derechos del Usuario: descargar la Aplicación le confiere al Usuario el derecho a su uso personal, de manera no exclusiva y no transferible. Respecto a los datos personales de los que el Usuario es titular, el Usuario tendrá todos los derechos y deberes señalados en la ley, y en la Política de Privacidad de Datos de SoyYo.

Sexta.- Obligaciones del Usuario: el Usuario se obliga a:

  1. Ser mayor de edad, y contar con capacidad legal para hacer uso de la Aplicación.
  2. Hacer uso de la aplicación SoyYo de manera correcta, de buena fe, de tal forma que no se generen errores, vulneraciones, y/o fugas o tratamiento de datos no autorizados.
  3. Usar debidamente los servicios y contenidos de la Aplicación, en especial a no impartir instrucciones imprecisas, indeterminables o inexactas. SoyYo se reserva el derecho de autorizar o no una operación solicitada por el Usuario, cuando ésta, a juicio de SoyYo, no sea clara, precisa o determinable, o genere dudas respecto a eventuales situaciones de fraude y/o suplantación de identidad, reserva que el Usuario acepta.
  4. No permitir a terceros hacer uso de la Aplicación, proveer a terceros elementos de identidad que les permitan registrarse y/o autenticarse en la Aplicación a nombre del Usuario, ni facilitar información que ponga en riesgo sus datos de acceso a la Aplicación.
  5. No permitir que terceras personas operen los servicios y contenidos de la Aplicación.
  6. Cumplir con las condiciones y requisitos necesarios para realizar las operaciones a través de la Aplicación, tales como llevar a cabo un correcto uso de la operación del sistema, suministrar completa la información en los formularios y solicitudes, evitar daños en los sistemas de transmisión de datos y evitar omisiones o acciones que perjudiquen el uso de la Aplicación y que estén por fuera del control de SoyYo.
  7. No realizar acciones de ingeniería inversa, análisis de vulnerabilidades o hackeo sobre la infraestructura o código asociado a la Aplicación SoyYo, ni de ninguna otra manera realizar acciones tendientes a vulnerar los controles de seguridad establecidos por SoyYo u obtener de manera no autorizada acceso información personal y/o confidencial almacenada por otros Usuarios o Aliados en SoyYo.
  8. Suministrar y validar la información de las transacciones que realice a través de los servicios de la Aplicación.
  9. Adquirir y manejar los medios de comunicación necesarios para utilizar los servicios y contenidos de la Aplicación y disponer de los dispositivos físicos que le permitan recibir o transmitir vía internet y de forma segura la información aquí prevista. Así mismo, adquirirá y mantendrá a su propio costo y gasto todo el equipo y los medios de comunicación necesarios para utilizar la Aplicación. SoyYo no se hará responsable de la disponibilidad, ni de la confiabilidad de dicho equipo o de los medios de comunicaciones.
  10. Si con ocasión del uso de la Aplicación, el Usuario carga fotografías o cualquier otro tipo de imagen, éste se obliga a que dicha imagen no tenga ningún tipo de contenido sexual, violento, ofensivo, difamatorio, discriminatorio o que atente de alguna manera, directa o indirectamente, contra la dignidad, buenas costumbres o leyes vigentes. Igualmente, en el caso en que la fotografía contenga imágenes de terceros, el Usuario se obliga a tener autorización expresa y previa de los titulares de dicha imagen (dato personal sensible) para utilizarla en la Aplicación. En el evento en que la fotografía cargada por el Usuario no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, SoyYo se reserva el derecho a ejercer las acciones pertinentes.
  11. No licenciar, vender, revender, re-licenciar, asignar, distribuir, anunciar, explotar o sacar provecho comercial alguno de la Aplicación, signos distintivos, herramientas o servicios que allí se proveen.
  12. No modificar, copiar o hacer desarrollos basados en el software o partes de este.
  13. No hacer links, hacer espejos de los servicios de la Aplicación o prestar el servicio a terceros.
  14. No hacer ingeniería inversa (desarmar la Aplicación en sus componentes para entender su funcionamiento, así sea con fines académicos y/o no lucrativos), ni ninguna actividad sobre la Aplicación y/o la plataforma tecnológica sobre la cual la Aplicación opera, que no haya sido previamente autorizada por SoyYo.
  15. Mantener actualizada la Aplicación para su correcto funcionamiento.
  16. Contar con un dispositivo móvil adquirido legalmente, y cuyo sistema operativo y/o funcionalidades no hayan sido vulneradas en términos de seguridad tecnológica (incluyendo sin limitación casos de rooteo o jailbreaking).

Séptima.- Mi Espacio: A través de la Aplicación, el Usuario podrá hacer uso de la funcionalidad denominada “Mi Espacio” que le permitirá almacenar de manera voluntaria documentos personales de manera segura y privada, para ser utilizados en el marco de trámites o transacciones que realice con entidades Aliadas a través de la Aplicación, bajo las siguientes condiciones:

  • Todos los archivos que sean cargados por el Usuario a Mí Espacio, estarán protegidos y cifrados con una llave privada de exclusivo control y uso por parte del Usuario.. SoyYo SoyYo en ningún momento podrá conocer el contenido de dichos archivos..
  • Los archivos que sean cargados por el Usuario a Mi Espacio, podrán ser transferidos y/o transmitidos a entidades Aliadas o terceros, siempre con el consentimiento previo y expreso del Usuario. En ningún caso SoyYo SoyYo tratará dichos archivos de manera alguna, sin el consentimiento previo y expreso del Usuario.
  • Únicamente se permite cargar archivos en formato PDF, libres de cualquier malware, virus o código malicioso que pueda afectar la aplicación SoyYo y/o la infraestructura tecnológica de SoyYo o sus Aliados;
  • Únicamente se permite la carga de documentos que cumplan con las condiciones anteriores, y tengan un tamaño máximo de dos (2)MB por archivo;
  • Los documentos pueden ser reemplazados por otros una vez cargados, pero no eliminados. En versiones posteriores se permitirá la eliminación de los documentos cargos, sin necesidad de reemplazarlo.
  • La capacidad de almacenamiento de Mi Espacio está sujeta a la cantidad de espacio de almacenamiento disponible del dispositivo, en donde serán almacenados los archivos.
  • Los archivos y/o documentos que se pueden cargar en mi espacio están predefinidos, y solo podrán ser cargados los tipos de documentos indicados en la aplicación SoyYo. El Usuario no puede crear carpetas o documentos que sean aquellas previamente definidos por SoyYo.
  • El Usuario es el único y exclusivo responsable por:
    • Asegurar que cuente con la titularidad y/o propiedad de los documentos que cargue, o que esté debidamente autorizado para ello por su Titular o propietario, y será responsable por la carga y/o uso de archivos, información y/o documentos para los cuales no esté debidamente autorizado;
    • Asegurar que los archivos, documentos y/o información que cargue a Mi Espacio, estén en armonía con la legislación aplicable y no viole de ninguna manera la ley aplicable
    • Administrar los archivos cargados, y decidir en cada caso con que Aliados o terceros comparte la información almacenada en Mi Espacio a través de SoyYo.
  • Si con ocasión del uso de Mi Espacio, el Usuario carga fotografías o cualquier otro tipo de imagen, éste se obliga a que dicha imagen no tenga ningún tipo de contenido sexual, violento, ofensivo, difamatorio, discriminatorio o que atente de alguna manera, directa o indirectamente, contra la dignidad, buenas costumbres o leyes penales vigentes. Igualmente, en el caso en que la fotografía contenga imágenes de terceros, el Usuario se obliga a tener autorización expresa y previa de los titulares de dicha imagen (dato personal sensible) para utilizarla en la Aplicación. En el evento en que la fotografía cargada por el Usuario no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, SoyYo se reserva el derecho a ejercer las acciones pertinentes.
  • El Usuario comprende que la información que pueda cargar a Mi Espacio puede contener datos sensibles conforme lo define la ley, incluyendo sin limitación datos de salud. En cada ocasión que el usuario cargue este tipo de documentos a Mi Espacio, estará autorizando a su SoyYo para almacenar dichos documentos en Mi Espacio bajo las condiciones indicadas. Así mismo, cada vez que el Usuario desee compartir esta información con Aliados o terceros, SoyYo requerirá su autorización previa, específica y expresa, informando al usuario las finalidades para las cuales dicha información será utilizada y la entidad con la cual será compartida dicha información. Estos datos serán tratados conforme a la ley y a lo dispuesto en la Política de Tratamiento de Información de SoyYo disponible en soyyo.co/politica-tratamiento-informacion/
  • Cumplir con las demás obligaciones indicadas en el presente documento, la ley y bajo buenas prácticas de ciberseguridad.

Octava.- Factores de Autenticación del Usuario: Los factores de autenticación de la Aplicación con los cuales el Usuario ingresa y utiliza la Aplicación, son de uso personal e intransferible. El Usuario se obliga a mantenerlos bajo absoluta reserva, y a administrarlos con sumo cuidado a fin de que nadie más tenga acceso a los servicios ofrecidos en SoyYo. En específico, el Usuario es responsable del manejo, custodia y cuidado de su dispositivo móvil personal (celular) a través del cual utiliza la aplicación SoyYo, toda vez que el dispositivo es un factor de autenticación del Usuario.

Novena.- Tarifas y costos: El uso de la Aplicación por parte del Usuario es gratuito. En todo caso, SoyYo queda facultada para establecer y cobrar al Usuario las tarifas que defina por concepto de la utilización de la Aplicación y/o de servicios adicionales que SoyYo ofrezca en la Aplicación, lo cual se regirá por la normatividad vigente. Las tarifas y costos que puedan ser eventualmente aplicables serán informados de manera previa, completa y oportuna al Usuario, y su cobro únicamente procederá cuando haya sido previamente autorizado y aceptado por el Usuario.

Décima.- Límite de los serviciosSoyYo podrá establecer límites a los servicios que se realicen a través de la Aplicación.

Décima Primera.- De los Servicios: el Usuario autoriza a SoyYo para bloquear, cancelar o revocar total o parcialmente los servicios en los siguientes eventos:

  1. En el evento de presentarse irregularidades en el uso de la Aplicación.
  2. Como medida de seguridad para SoyYo o para el mismo Usuario por irregularidades o circunstancias que generen alertas o dudas respecto a posibles casos de fraude, suplantación de identidad, o cualquier otra irregularidad que SoyYo considere relevante.
  3. En el evento en que el Usuario no cumpla con las instrucciones de seguridad informadas por SoyYo.
  4. El incumplimiento del Usuario de las condiciones de este reglamento.
  5. Cualquier otra circunstancia objetiva que amerite tal limitación.
  6. Mora en el pago de cualquier obligación a favor de SoyYo.

Décima Segunda.- Prevención de lavado de activos y/o financiación del terrorismo: el Usuario conoce, entiende y acepta de manera voluntaria e inequívoca que SoyYo en cumplimiento de su obligación legal de prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo, siguiendo la jurisprudencia de La Corte Constitucional sobre la materia, y por constituir una causal objetiva, podrá terminar unilateralmente y sin previo aviso, la prestación de los servicios y contenidos de la Aplicación la cual se rige bajo el presente reglamento, cuando su nombre haya sido incluido en listas internacionales tales como ONU, FINCEN y/o OFAC (Office of Foreign Control), esta última comúnmente llamada lista Clinton. Así mismo, podrá darlo por terminado cuando el Usuario, persona natural: i- registre en sus productos como autorizado o apoderado a una persona incluida en cualquiera de estas listas; ii- las autoridades competentes le inicien una investigación o lo hayan condenado por conductas relacionadas con actividades ilícitas y/o relacionadas con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o cualquiera de los delitos conexos de los que tratan el Código Penal Colombiano y/o las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen; iii- se detecten transacciones y/o una relación comercial entre el Usuario y una persona incluida en las mencionadas listas y/o vinculadas con las actividades ilícitas descritas en el presente artículo; iv- se identifique que la Aplicación está siendo empleada para la movilización de recursos provenientes de actividades ilícitas o para la canalización de recursos lícitos cuyo destino sea el patrocinio de actividades ilícitas, v- cuando al requerir al Usuario justificación de operaciones catalogadas como inusuales o atípicas, éste se rehúse a suministrarla o suministre información errada, inexacta o inconsistente.

Parágrafo: cuando la terminación unilateral de este servicio y contenido de la Aplicación corresponda a las circunstancias descritas en la presente cláusula, no operará la notificación previa establecida en la cláusula de “Modificaciones” del presente reglamento. En este caso SoyYo procederá a reportar únicamente al Usuario la cancelación inmediata de la prestación de los servicios y contenidos de la Aplicación. En estos casos, el Usuario deberá mantener indemne a SoyYo, y responderá sin limitación por cualquier perjuicio legal, económico, reputacional o de cualquier otra índole que dicha situación pueda causar a SoyYo, sus empleados, accionistas, representantes y/o apoderados.

Décima Tercera.- Autorización para el tratamiento de datos personales: el Usuario autoriza a SoyYo para que recolecte, almacene, use o circule los  datos personales (en adelante los “Datos Personales”) de los Usuarios, conforme a la Política de Tratamiento de Información (PTI) de SoyYo, disponible en soyyo.co/politica-tratamiento-informacion/

Los Datos Personales son recolectados a través de la página web de SoyYo, la aplicación SoyYo, o el SDK de SoyYo que pueda ser embebido en aplicaciones de Aliados.

En el marco de la realización de trámites por parte del Usuario con entidades Aliadas a través de la Aplicación, puede ser necesario la transferencia de datos personales del Usuario a favor de dichas entidades Aliadas. En estos casos, siempre se solicitará la autorización previa y expresa del Usuario para realizar dicha transferencia, y a partir de dicha transferencia, las entidades Aliadas, serán responsables de obtener las autorizaciones que requieran en desarrollo de sus propios objetos sociales o actividades para tratar los datos personales enviados por la Aplicación cuando se quiera hacer uso de estos para finalidades distintas al trámite señalado. Estas entidades definirán de forma autónoma las finalidades adicionales para el tratamiento de la información que es enviada por SoyYo, y serán responsables del cumplimiento de la legislación de protección de datos personales.

En el siguiente enlace encontrará la lista de entidades que a la fecha hacen uso de la Aplicación y el acceso a sus políticas de tratamiento, la cual es actualizada de tiempo en tiempo por SoyYo: soyyo.co/politica-tratamiento-informacion/

El Usuario autoriza a SoyYo para recolectar y tratar sus datos personales considerados como sensibles (biometría facial, fotografía de rostro, entre otros – en adelante los “Datos Biométricos”), Colombia Conforme a lo establecido en el Decreto 620 de 2020 y la Circular 029 del 2019 de la Superintendencia Financiera de Colombia, SoyYo tratará los Datos Biométricos con el fin de verificar la identidad personal del Usuario, corroborándola contra bases de datos públicas o privadas, cuyos administradores sean responsables o encargados del tratamiento de información personal o biométrica. Los Datos Biométricos permitirán a SoyYo crear identidades digitales y/o obtener plantillas biométricas para posteriores cotejos de identidad. En ocasiones SoyYo podrá transmitir dichas plantillas biométricas con terceras personas y/o entidades, a fin de verificar la identidad del Usuario en el momento de una transacción, solicitud de productos y/o servicios, siempre con el consentimiento previo, expreso e informado del Usuario. Adicionalmente, para efectos de optimizar nuestra tecnología y mejorar nuestros niveles de seguridad de manera continua, SoyYo temporalmente almacenará una copia de la fotografía de rostro y/o documento de identidad del Usuario. Requeriremos la autorización expresa del Usuario para hacer uso de estos Datos Biométricos, y precisamos que al ser Datos Sensibles el Usuario no está en la obligación de autorizar su tratamiento. En caso que el tratamiento de los Datos Biométricos no sea autorizado por el Usuario, no será posible ofrecer los servicios de la Aplicación, toda vez que ésta requiere el uso de Datos Biométricos para cumplir con los estándares de seguridad de SoyYo. Para mayor información sobre el tratamiento de tus datos biométricos y/o datos sensibles, consulta nuestra Política de Tratamiento de Información.

Los datos personales sensibles que puedan ser aportados por el Usuario de forma voluntaria en la carpeta “Mi Espacio” disponible en la Aplicación, serán únicamente almacenados con el fin de conservar la información almacenada y organizada y realizar trámites con entidades que requieran acceso a estos datos, y en ningún caso podrán ser tratados por SoyYo sin el consentimiento previo e informado del Usuario. El Usuario declara que entiende y conoce que no está obligado a ingresar datos sensibles en la Aplicación.

El Usuario declara que es titular de los datos personales que dé a conocer a SoyYo mediante los documentos que adjunte voluntariamente en la Aplicación para realizar trámites con otras entidades y que, en el evento en que suministre información de terceros estará autorizado por ley o de manera verificable por parte de ellos.

El Usuario conoce los derechos que le asisten como titular de sus datos personales y que están previstos en la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y en la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de SoyYo disponible en la página soyyo.co/politica-tratamiento-informacion a saber los derechos a conocer, actualizar, verificar, rectificar y revocar la autorización de tratamiento de datos. Así mismo, SoyYo le ha informado que los mecanismos dispuestos para tramitar y responder las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información son a través del correo electrónico misdatos@www.soyyo.co, o mediante comunicación escrita dirigida a SERVICIOS DE IDENTIDAD DIGITAL S.A.S. en la dirección Carrera 10 # 80 – 36, Bogotá, D.C.

El Área de Cumplimiento de SoyYo dará trámite a las solicitudes de los Titulares de la Información que sean recibidas a través de los canales anteriormente señalados, en los términos establecidos en la legislación aplicable.

En todo caso, se informa al Usuario que en cualquier momento podrá recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio para formalizar sus solicitudes, quejas o reclamos, en caso que estas no sean atendidas de manera oportuna y completa por SoyYo.

Política de localización desde los móviles: el Usuario podrá activar o desactivar el servicio de localización. En caso de permitir la localización de los dispositivos, el Usuario autoriza el uso de su información de localización para ser tratada por SoyYo de conformidad con los fines establecidos en la presente cláusula, es decir para efectos de establecer factores de autenticación y mecanismos de verificación de acceso a la Aplicación por parte del Usuario, y prevenir eventuales eventos de fraude y/o suplantación de identidad. Consulte la política de privacidad y localización en dispositivos con sistema operativo IOS en http://support.apple.com/es-es/HT6338 o en dispositivos con sistema operativo Android https://www.google.com/intl/es/policies/technologies/location-data/.

Uso de datos de traza digital: el Usuario reconoce y acepta que, a través de la Aplicación, SoyYo podrá acceder a las siguientes funcionalidades de su dispositivo móvil y podrá obtener, almacenar y tratar según la Política de Tratamiento de Datos Personales de SoyYo , entre otras: geolocalización, tipo y marca de dispositivo, sistema operativo, resolución de pantalla, almacenamiento, cámara, información de conexión, id del dispositivo móvil, direcciones IP de conexión, y autenticación biométrica, de acuerdo con las funcionalidades de la Aplicación. Estos datos serán utilizados de conformidad con los fines establecidos en la presente cláusula, es decir para efectos de establecer factores de autenticación y mecanismos de verificación de acceso a la Aplicación por parte del Usuario, y prevenir eventuales eventos de fraude y/o suplantación de identidad.

El Usuario manifiesta que la presente autorización le fue solicitada y puesta de presente antes de suministrar los datos personales y que la suscribió de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

Décima Cuarta.- Propiedad Intelectual y Derechos de Autor: Los derechos de la Aplicación son reservados y de propiedad de SoyYo y/o de terceros que han otorgado licencias y/o autorizaciones requeridas. Por lo tanto, el Usuario se compromete a no usarla para obstaculizar o impedir el correcto funcionamiento del sistema, ni vulnerar los derechos de SoyYo y/o terceros sobre la Aplicación y sus componentes. Está totalmente prohibida la venta, copia, alteración y/o distribución del software, sus partes, así como la marca, el nombre, el logo y/o cualquiera de sus componentes que hacen parte de la misma, a menos que exista autorización expresa y por escrito por parte de SoyYo. Cualquier reproducción o redistribución está expresamente prohibida por la ley y puede conllevar sanciones civiles y penales. SoyYo se reserva todos los derechos morales y patrimoniales sobre la Aplicación, y el uso de la Aplicación no otorga a los Usuarios ningún derecho de propiedad sobre las invenciones, desarrollos, tecnologías, diseños, logos, y en general cualquier elemento sujeto a protección por normas de derechos de autor y/o propiedad intelectual. El Usuario deberá mantener indemne a SoyYo ante terceros y autoridades por cualquier incumplimiento de lo dispuesto en la presente cláusula.

Décima Quinta.- Recomendaciones de seguridad. El Usuario se obliga a consultar y atender las recomendaciones de seguridad dispuestas en los presentes términos y condiciones de uso, así como aquellas que puedan ser publicadas de tiempo en tiempo en www.soyyo.co.

Décima Sexta.- Modificaciones: SoyYo se reserva el derecho de modificar, limitar, suprimir o adicionar los términos de este reglamento en cualquier tiempo. Las modificaciones, limitaciones, supresiones o adiciones de este reglamento se informarán mediante publicación en la página web soyyo.co/terminos-condiciones, en la aplicación, correo electrónico o por cualquier medio que SoyYo estime eficaz para tal fin. Si transcurridos cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de la respectiva modificación, el Usuario continúa utilizando la Aplicación, se entenderá que acepta las modificaciones, limitaciones, supresiones o adiciones. Sin perjuicio de lo anterior, los términos y condiciones aplicables a cada transacción serán aquellos vigentes y publicados por SoyYo, en la fecha en que se realice la transacción.

Décima Séptima.- Terminación: El presente reglamento tiene una vigencia indefinida. Sin embargo, SoyYo se reserva el derecho a terminar con la prestación de los servicios y contenidos incluidos en la Aplicación y en este reglamento en cualquier momento. Esto será informado a través de cualquiera de los siguientes mecanismos: página web www.soyyo.co, la Aplicación, correo electrónico, un diario de circulación nacional o por cualquier otro medio que SoyYo estime eficaz para tal fin.

Décima Octava.- Regulación: La incorporación a los servicios de la Aplicación estará sujeta y se regulará por lo previsto en el presente reglamento y en lo no expresado en este, se estará a lo prescrito en los contratos, convenios o reglamentos que regulen cada los servicios prestados por SoyYo, los Aliados y a la normatividad colombiana vigente. Los mecanismos legales establecidos para resolver las inquietudes de los Usuarios respecto de sus derechos y obligaciones son: a través del correo electrónico misdatos@www.soyyo.co, o mediante comunicación escrita dirigida a SERVICIOS DE IDENTIDAD DIGITAL S.A.S. en la dirección Carrera 10 # 80 – 36, Bogotá, D.C.

El Área de Cumplimiento y Seguridad de SoyYo dará trámite a las solicitudes que sean recibidas a través de los canales anteriormente señalados, en los términos establecidos en la legislación aplicable.

Los presentes Términos y Condiciones se acogen en el territorio Colombiano, conforme a su normatividad general y sectorial. Su adopción implica el ejercicio de su libre voluntad y que la relación que surge de este documento se regirá en todos sus efectos por su contenido y en su defecto por la ley comercial colombiana.

Décima Novena: Comercio Electrónico: En cumplimiento de las disposiciones colombianas sobre mensajes de datos según la ley 527 de 1999, se comunica que la legislación nacional reconoce validez a los mensajes de datos y por tanto ellos adquieren carácter y entidad probatoria. En consecuencia, entienden los Usuarios, que mediante el cruce de mensajes de datos los intervinientes pueden dar lugar al nacimiento, modificación y extinción de obligaciones, siendo de su resorte exclusivo el contenido, consecuencias, responsabilidades y efectos de la información generada.

Vigésima: Responsabilidad de las Partes: Las Partes se obligan a cumplir cabal y eficazmente las obligaciones previstas en el presente Contrato para cada una de ellas en las condiciones y términos aquí señalados salvo fuerza mayor o caso fortuito, según los términos del artículo 64 y siguientes del Código Civil. Las obligaciones derivadas del presente Contrato son de medio, y no de resultado.

Salvo por los perjuicios que se produzcan como resultado de dolo y/o culpa grave, en ningún caso SoyYo ni sus licenciantes, matrices, directores, empleados, agentes, distribuidores, proveedores ni contratistas independientes será responsable por concepto de lucro cesante, daños consecuenciales o daños indirectos, incluyendo sin limitación cualquier daño o pérdida consecuente, ejemplar, incidental, indirecta, especial o punitiva, pérdida de negocios, beneficios, ingresos, uso u otra ventaja económica, pérdida de datos, interrupción de negocios, pérdida o corrupción de información comercial, costo de los bienes, las instalaciones o los servicios sustitutos, costo del capital, el servicio o la documentación, que se deriven o estén relacionados con el uso de la Aplicación, independientemente de que dicha pérdida haya sido prevista o imprevista, incluyendo (sin limitación) la conexión o la incapacidad de conectarse o recibir los servicios de la Aplicación, el servicio o la documentación, o cualquier interrupción, inexactitud, error u omisión relacionada con ellos.

Sin perjuicio de lo establecido en el presente contrato, en ninguna circunstancia SoyYo, sus matrices, filiales, subsidiarias, administradores, empleados ni sus proveedores externos tendrán responsabilidad alguna que surja de o en conexión con:

  • La disponibilidad, el funcionamiento, el no funcionamiento, el funcionamiento defectuoso, el mantenimiento o cualquier otro tipo de situaciones relacionadas con los sistemas de terceros, el sistema del cliente, la red, y/o los sistemas asociados o de apoyo para conectarse y/o recibir los servicios, el uso o el funcionamiento indebido de los servicios o de cualquier parte de los mismos;
  • Cualquier incumplimiento de una obligación del presente contrato cuando dicho incumplimiento sea causado (directa o indirectamente) por la falta o el retraso del Usuario en el cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones en virtud del presente contrato;
  • Pérdida de datos, pérdida de archivos de base de datos o degradación de programas que surjan de o estén relacionados con los productos o las acciones de terceros. El Usuario reconoce y acepta que es responsabilidad del Usuario hacer todas las salvaguardias y copias necesarias de sus datos, archivos y programas. En la medida máxima permitida por la ley, SoyYo no será responsable de ninguna acción de terceros no autorizada por SoyYo, en particular, de ningún esfuerzo exitoso para derrotar o desactivar las funciones de seguridad de los servicios; y/o
  • Errores u omisiones en cualquier información, instrucciones o scripts proporcionados a SoyYo por el Usuario, o cualquier acción tomada por SoyYo bajo la dirección del Usuario.

Vigésima Primera: Limitación de Responsabilidad de SoyYo

Salvo por casos de culpa grave o dolo, o en la mayor medida permitida por la ley aplicable considerando que los servicios objeto del contrato que surge por la aceptación de estos Términos y Condiciones son de naturaleza gratuita y optativa/voluntaria para el Usuario, SoyYo y sus matrices, subsidiarias y/o filiales no serán responsables por cualquier tipo de pérdida, daño o responsabilidad que surja en virtud del presente contrato o en relación con el mismo, según cualquier teoría de responsabilidad.

El Usuario reconoce y acepta que los servicios prestados a través de la Aplicación, entre otras cosas:

  • Comprenden la prestación de ciertos servicios de autenticación y validación de identidad a través de medios tecnológicos, más no garantizan la verificación de la identidad de la persona que presenta los documentos, por lo cual no representan una obligación de resultado en este sentido;
  • No se suministran con el fin de garantizar el cumplimiento de ninguna ley o reglamento; y
  • SoyYo de ninguna manera será considera como una agencia de calificación de créditos o una agencia de evaluación de riesgo crediticio.

Igualmente, las Partes aceptan y manifiestan que SoyYo no será responsable por eventuales casos de fraude y/o suplantación de identidad de los Usuarios a través de los servicios prestados por SoyYo.

Vigésima Segunda: Capacidad legal. El Usuario manifiesta expresamente tener capacidad legal para usar la Aplicación y para celebrar las transacciones comerciales que se puedan generar. Así mismo, manifiesta haber suministrado información real, veraz y fidedigna; por ende de forma expresa e inequívoca declara que ha leído, que entiende y que acepta la totalidad de las situaciones reguladas en el presente escrito de Términos y Condiciones por lo que se compromete al cumplimiento total de los deberes, obligaciones, acciones y omisiones aquí expresadas.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN SERVICIOS DE IDENTIDAD DIGITAL S.A.S.

SERVICIOS DE IDENTIDAD DIGITAL S.A.S., persona jurídica legalmente constituida, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con Sitio Web www.soyyo.co (en adelante “SoyYo”), en su condición de Responsable, Encargado, Mandante y eventualmente Mandataria sobre el Tratamiento de los Datos Personales, ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN” que se expone a continuación:

1. CONSIDERACIONES GENERALES

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

Asimismo, el artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable, Encargado. Mandante o Mandatario, de recibir información veraz e imparcial.

SoyYo es una compañía cuyo objeto es prestar servicios ciudadanos digitales básicos y especiales, trámites digitales, desarrollar actividades conexas a la prestación de esos servicios en entidades públicas y privadas, así como desarrollar y aplicar innovaciones y tecnologías relacionadas y realizar cualquier operación propia para la ejecución de dichas actividades. Con ocasión del ejercicio de la actividad de la empresa, resulta indispensable entre otros, recolectar, almacenar, usar, Transferir, Transmitir, entregar a terceros y, demás personas vinculadas o relacionadas con el objeto social y misional de la empresa y los efectos contractuales en los que se vea involucrado. Los Datos Personales e información de propiedad de los Titulares de la información personal, la cual se define como, aquella Información que identifica a la persona natural que posee vínculos de carácter legal o contractual con SoyYo se relaciona con ella o con otras personas (como, por ejemplo, las personas a su cargo que directamente, o por intermedio de ella, han entregado su información).

En virtud de lo anterior, dentro del compromiso legal y corporativo de SoyYo de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de ellas de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bancos de datos, SoyYo ha diseñado esta Política de Tratamiento de la Información (la “Política”) en la que se describe y explica el Tratamiento dado a la información personal que se recolecta a través de los diferentes medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen en el ejercicio de la actividad de la empresa.

2. OBLIGATORIEDAD

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de SoyYo, sus trabajadores en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de SoyYo.

Todos los trabajadores de SoyYo deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.

3. DEFINICIONES

Para efecto e interpretación de esta Política, de las obligaciones de SoyYo, así como de las obligaciones y derechos de los Titulares, al amparo de las normas aplicables y de la voluntad contractual de las partes, se entiende por:

1. Aliados: entidades privadas y/o públicas con las cuales SoyYo ha suscrito acuerdos comerciales para la prestación de servicios comerciales de dichas entidades, a través de la Aplicación SoyYo.

2. Aplicación o App: Cualquier tipo de software, o desarrollo de software propiedad de SoyYo para que corra en cualquier elemento informático de hardware, tal como un desktop, laptop o dispositivos móviles.

3. Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos Personales.

4. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Usuario y/o Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular otorgó autorización.

5. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Usuario y/o Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

6. Bases de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

7. Canal de acceso electrónico: Se entenderá como canal de acceso electrónico aquellas formas mediante las cuales se recolecta y/o almacena información personal tales como, web, dispositivos móviles y atención telefónica.

8. Consulta: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

9. Datos de menores: Son los datos de niños, niñas y adolescentes y su Tratamiento es permitido siempre y cuando el fin que se persiga responda al interés superior y asegure respecto a sus derechos prevalentes.

10. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. El dato personal se clasifica en sensible, público, privado y semiprivado.

11. Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquella que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

12. Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

13. Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

14. Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

15. Encargado del Tratamiento: persona que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

16. Entidades: entidades públicas o privadas interconectadas en el marco de los servicios ciudadanos digitales, con las cuales los Usuarios pueden realizar trámites y/o interacciones a través de la Aplicación SoyYo.

17. Reclamo: solicitud del Usuario y/o Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.

18. Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

19. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

20. Sistema de Protección de Datos: Conjunto de procesos, políticas, procedimientos, controles y demás actividades definidas al interior de la organización establecidas para asegurar el adecuado cumplimiento del Régimen de Protección de Datos, en adelante SPD.

21. Seguridad de la Información: Es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de SoyYo que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.

22. Titular del dato: Es la persona natural y/o el Usuario a quien se refiere la información.

23. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

24. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

25. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

26. Usuario: Persona natural, con capacidad jurídica, que hace uso de la Aplicación en cumplimiento de los términos y condiciones aplicables.


4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y con el objeto de desarrollar actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

1. Principios relacionados con la recolección de Datos Personales.

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del Tratamiento de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los Titulares de los datos a SoyYo.

Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (a) adecuados, (b) pertinentes y (c) acordes con las finalidades para las cuales fue previsto su Tratamiento.

2. Principios relacionados con el uso de Datos Personales.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

3. Principios relacionados con la calidad de la información

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando SoyYo lo determine, serán actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

4. Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de Datos Personales

Principio de seguridad: Cada persona vinculada con SoyYo deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:

  • Al Titular del dato.
  • A las personas autorizadas por el Titular del dato.
  • A las personas que por contrato, mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los Datos Personales a las siguientes personas:

  • Al titular del dato.
  • A las personas autorizadas por el Titular del dato.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley aplicable, en las demás disposiciones que la desarrollen y la presente Política.


5. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Dependiendo de su relación con SoyYo (por ejemplo, usuario, cliente, proveedor, contratista, testigo, mandante, mandatario, agente, intermediario o representante o apoderado, o bien otra persona que posea relaciones con SoyYo con ocasión del ejercicio de su actividad) la información personal recopilada sobre las personas antes designadas puede incluir lo siguiente:

1. Identificación general e información de contacto

Nombre, dirección, número ip, correo electrónico, mensaje de datos, teléfono, sexo, estado civil, entorno familiar, fecha de nacimiento, contraseñas, metadata, datos relacionados con el dispositivo electrónico utilizado (teléfono móvil, computadora, tableta, entre otros), Información de uso de su dispositivo electrónico y comportamiento, datos de geolocalización, perfilamiento, nivel educativo, atributos físicos, registros de actividad, historial laboral, información financiera, habilidades y experiencia, licencias profesionales y afiliaciones, las lesiones o las discapacidades.

2. Números de identificación expedidos por organismos o agencias gubernamentales

Número de Cédula de Ciudadanía, Número de Pasaporte, Número de Identificación Tributaria, Número de Libreta Militar u otro número de identificación que se considere como público o esté disponible al público mediante mecanismos de consulta físicos o electrónicos.

3. Información de Salud

Con ocasión de la prestación de servicios ciudadanos digitales conforme a lo dispuesto en el Decreto 620 de 2020, o así como cualquier otra norma que los modifique, adicione, sustituya o reglamente, SoyYo podrá prestar servicios de carpeta ciudadana mediante los cuales el Usuario puede almacenar información relacionada con enfermedad física o mental, o condición médica (actual o anterior), estado de salud, información genética, información sobre lesiones o discapacidades, procedimientos médicos realizados, hábitos personales (por ejemplo, tabaquismo o consumo de alcohol), información sobre medicamentos recetados e historia clínica (en adelante la “Información de Salud”). La Información de Salud estará almacenada en el dispositivo móvil del Titular y/o en la nube provista por SoyYo para el Titular, y cifrada de tal manera que únicamente el Titular podrá tener acceso a esta información. Dicha información podrá ser transmitida y/o transferida por SoyYo a solicitud expresa, clara e inequívoca del Titular, a las entidades públicas y/o privadas que el Titular autorice de manera previa y expresa.

4. Otra información sensible

En ciertos casos, SoyYo puede recibir información sensible como información biométrica, creencias religiosas, opiniones políticas, afiliación sindical, historia médica personal y/o familiar. Además, SoyYo puede obtener información sobre sus antecedentes penales o historial de litigios civiles durante el proceso de prevención, detección e investigación de fraudes. También se puede obtener información sensible si voluntariamente se proporciona por el Titular del dato (por ejemplo, si expresa sus preferencias con respecto al Tratamiento médico con base en sus creencias religiosas).

Por la naturaleza de esta información, al igual que la relacionada con el estado de salud, expresamente entiende y acepta, al momento de aceptar esta Política, que está impartiendo su autorización y consentimiento informado a efectos que SoyYo pueda recolectar y usar cierta información personal que se califique de sensible dentro de los parámetros y criterios fijados en esta Política. Lo anterior sin perjuicio que cuando resulte necesario de conformidad con el régimen legal aplicable, SoyYo solicite su consentimiento expreso para Tratar otra información calificada legalmente como sensible.

En todo caso, la información sensible que el Titular del Dato almacene en la carpeta “Mis Documentos” estará almacenada en el dispositivo móvil del Titular y/o en la nube provista por SoyYo para el Titular, y cifrada de tal manera que únicamente el Titular podrá tener acceso a esta información. Dicha información podrá ser transmitida y/o transferida por SoyYo a solicitud expresa, clara e inequívoca del Titular, a las entidades públicas y/o privadas que el Titular autorice de manera previa y expresa.

5. Tratamiento de datos de salud

En la interacción de los Titulares con SoyYo y sus diferentes herramientas relacionadas con la prestación de Servicios Ciudadanos Digitales conforme a lo establecido en el Decreto 620 de 2020, o así como cualquier otra norma que los modifique, adicione, sustituya o reglamente, los Titulares podrán gestionar sus datos de salud e historia clínica que sean necesarios para realizar trámites o acceder a otros servicios digitales. Por esta razón, SoyYo ha diseñado una carpeta específica denominada “Mis Documentos” para conservar los datos de salud de los Titulares, la cual estará almacenada en el dispositivo movil del Titular, o en un servicio de nube privada provisto por SoyYo, en ambos casos cifrada de tal manera que únicamente el Titular podrá tener acceso a esta información. Estos son Datos Sensibles y es facultativo del Usuario gestionar esta información mediante las diferentes herramientas de SoyYo quien solo tratará estos Datos Sensibles con el fin de enviarla a entidades o personas que los requieran para un trámite específico, previa autorización expresa del Titular de la Información, o cuando lo requiera una autoridad competente en ejercicio de sus funciones. En cualquier caso, el Usuario ostenta el control sobre el tratamiento de dichos datos, y en cualquier momento podrá solicitar su corrección, actualización o supresión.

El Usuario no está obligado a usar estas herramientas de SoyYo lo que implicará que no podrá hacer trámites que requieran de este tipo de información, si decide no suministrarlos.

6. Tratamiento de Datos Biométricos

SoyYo podrá recolectar información personal biométrica como huellas, fotografías del rostro (selfie), iris, cadencias, voz, firma, reconocimiento facial, rasgos morfológicos, entre otros, (en adelante los “Datos Biométricos”) con el fin de permitir la identificación de los Usuarios y/o Titulares, conforme a los parámetros de seguridad establecidos en la regulación, las buenas prácticas y las señaladas por las autoridades. Estos Datos Biométricos son considerados por la regulación colombiana de datos personales como Datos Sensibles.

Los Datos Biométricos serán tratados por SoyYo con el fin de verificar la identidad personal de los Titulares de Datos Personales, corroborando la información biométrica contra bases de datos públicas o privadas, cuyos administradores sean responsables o encargados del tratamiento de información personal o biométrica. Así mismo, SoyYo podrá utilizar los Datos Biométricos con el propósito de crear identidades digitales y/o obtener plantillas biométricas para posteriores cotejos de identidad. SoyYo podrá compartir dichas plantillas biométricas con terceras personas y/o entidades, a fin de verificar la identidad del Titular de Datos Personales en el momento de una transacción, solicitud de productos y/o servicios, u otra forma de interacción del Titular de Datos Personales con sistemas informáticos que requiera procesos de autenticación.

La recolección de esta información se hace en cumplimiento de obligaciones legales de seguridad de la información como la señalada en el artículo 2.2.17.5.6. del Decreto 620 de 2020:

“ARTÍCULO 2.2.17.5.6. Seguridad de la información y Seguridad Digital. Los actores que traten información en el marco del presente título deberán contar con una estrategia de seguridad y privacidad de la información, seguridad digital y continuidad de la prestación del servicio. en la cual, deberán hacer periódicamente una evaluación del riesgo de seguridad digital. que incluya una identificación de las mejoras a implementar en su Sistema de Administración del Riesgo Operativo. Para lo anterior, deben contar con normas. políticas. procedimientos. recursos técnicos, administrativos y humanos necesarios para gestionar efectivamente el riesgo. En ese sentido, deben adoptar los lineamientos para la gestión de la seguridad de la información y seguridad digital que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.”

Unido a lo anterior, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha recomendado la implementación de la identificación biométrica como un mecanismo de seguridad de la información:

  • “Las empresas deben identificar sus vulnerabilidades e implementar medidas de protección
  • Desarrollar una cultura de seguridad y una política de seguridad corporativa.
  • Establecer la mentalidad de que la seguridad debe ser prioridad
  • Implementar análisis de datos para proteger información confidencial (establecer maneras automatizadas para analizar y monitorear grandes volúmenes de datos)
  • Gestionar identidades y autorizaciones
  • Aprovechar las capacidades integradas de los dispositivos móviles (autenticación avanzada por medio de técnicas biométricas de reconocimiento de voz, firma y reconocimiento facial)
  • Monitoreo y evaluación continua
  • Aislar y ocultar dispositivos terminales1”
    Tomado de: https://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-15301.html

En cumplimiento del artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, los Usuarios y/o Titulares de la Aplicación no estarán obligados de ninguna manera a suministrar sus Datos Biométricos conforme a lo acá dispuesto. Ahora bien, a los Usuarios y/o Titulares que opten por no autorizar el uso y tratamiento de sus Datos Biométricos a SoyYo de conformidad con la presente Política de Privacidad, se les negará el acceso y uso de ciertos servicios de la Aplicación.

SoyYo informa que no toda fotografía o huella es considerada como un dato biométrico y sensible. La Superintendencia de Industria y Comercio precisó esto en el Concepto con número de radicación 17-299565- 2:

“Los datos personales como la huella dactilar y las imágenes de los titulares se consideran datos biométricos y de carácter sensible cuando son tratados por medios técnicos específicos que permitan la identificación o la autenticación unívoca de una persona física. De lo contrario, se tratará de datos personales de carácter privado.”

Por lo tanto, la recolección y tratamiento de huellas o imágenes que no sean consideradas como datos biométricos serán tratados conforme a las finalidades generales señaladas en esta Política y no les serán aplicables las disposiciones específicas sobre Datos Sensibles.

6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SoyYo utilizará la información personal para cumplir con las obligaciones contractuales y legales, y para desarrollar las actividades propias de su objeto social. SoyYo también podrá Tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

a) Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular de los datos con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
b) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con SoyYo, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por SoyYo que el Titular haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como para dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
c) Evaluación, mantenimiento y mejora de las características y funcionalidades de la Aplicación y la experiencia del Usuario.
d) Conocimiento de las necesidades, gustos y preferencias del Usuario con el único propósito de ofrecer beneficios e información sobre trámites y novedades que puedan ser de su interés y que pueda realizar mediante la Aplicación.
e) Envío de información comercial y publicitaria de carácter general sobre los productos y servicios de SoyYo, así como de Aliados o Entidades que sean afines con las necesidades, gustos y preferencias del Usuario de la carpeta ciudadana.
f) Análisis de datos personales recolectados para el continuo desarrollo de algoritmos de seguridad en la identificación de los Usuarios y/o Titulares.
g) Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones de SoyYo.
h) Implementar estrategias de relacionamiento y/o segmentación con clientes, proveedores y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales.
i) Mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con SoyYo o aquel que llegare a tener.
j) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de SoyYo o empresas vinculadas y los aliados comerciales de SoyYo;
k) Dar a conocer, Transferir y/o Trasmitir Datos Personales dentro y/o fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de SoyYo o a terceros, aliado estratégico, como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube.
l) Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de SoyYo mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, SoyYo utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: (a) dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (b) cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (c) implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. Estas finalidades aplicarán para los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de SoyYo mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual.
m) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos.
n) Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales.
o) Tratar la información personal suministrada con fines de estadística y analítica.
p) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
q) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
r) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
s) Enviar información importante acerca de cambios en las políticas, otros términos y condiciones, modificaciones en el Sitio web y otra información de carácter administrativo o comercial.
t) Brindar una mejor calidad, capacitación y seguridad a los trabajadores para el correcto manejo de los Datos Personales adquiridos por cumplimiento de las obligaciones pactadas.
u) De acuerdo con las obligaciones legales y corporativas de SoyYo para prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.
v) Llevar a cabo estudios técnico – actuariales, estadísticas, investigaciones, analítica y análisis de mercado, incluidas encuestas de satisfacción.
w) Personalizar la experiencia presentando información y publicidad diseñadas de acuerdo con sus características específicas como cliente.
x) Identificar ante las personas a quien envíe mensajes a través del Sitio Web.
y) Dar la oportunidad de participar en sorteos, concursos y promociones similares y administrar estas actividades. Algunas de estas actividades tienen términos y condiciones adicionales, sobre los que se requerirá la autorización expresa dado que podrían contener otra información sobre cómo se usa y se divulga la Información Personal respectiva.
z) Administrar la infraestructura y las operaciones comerciales; y cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos aquellos relacionados con auditorías, finanzas, contabilidad, facturación, cobro, sistemas de Tecnología de la Información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; y gestión de registros, documentos e impresión.
aa) Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de los mismos.
bb) Cumplir con las leyes y las obligaciones regulatorias aplicables, tales como las relativas a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo; cumplir con procesos legales, y responder a las peticiones de las autoridades públicas y gubernamentales.
cc) Establecer y defender los derechos a los que hubiere lugar; proteger las operaciones de SoyYo o de sus socios dentro del negocio; así como los derechos, privacidad, seguridad y/o propiedad de SoyYo, los clientes, proveedores o contratistas; obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a SoyYo.
dd) Entregar, Transferir o Transmitir Información Personal dentro y fuera del territorio colombiano a empresas del cual SoyYo hace parte y/o a Aliados Estratégicos, para efectos de, entre otros, salvaguardar mejor la información, llevar un control de calidad de los servicios prestados y unificar corporativamente el manejo de la información.

Las entidades con las que el Usuario active la realización de un trámite al interior de la Aplicación, serán responsables de obtener las autorizaciones que requieran en desarrollo de sus propios objetos sociales o actividades para tratar los Datos Personales enviados por la Aplicación cuando se quiera hacer uso de estos para finalidades distintas al trámite señalado. Estas entidades definirán de forma autónoma las finalidades adicionales para el Tratamiento de los Datos Personales que es enviada por SoyYo y serán responsables del cumplimiento de la legislación de protección de datos personales.

En el siguiente enlace se encuentra la lista de entidades que a la fecha hacen uso de la Aplicación y el acceso a sus políticas de tratamiento, la cual es actualizada de tiempo en tiempo por SoyYo en https://www.soyyo.co/proteccion-datos/

7. OBLIGACIONES EN EL USO DE LA APLICACIÓN

Los Usuarios y/o Titulares tienen una serie de obligaciones en el acceso y uso de las diferentes herramientas de SoyYo. Las siguientes obligaciones protegen los Datos Personales almacenados en éstas y limitan las posibilidades de que se presente un acceso no autorizado a la misma:

  1. Registrarse presencialmente ante un operador de autenticación electrónica, o en línea cuando cuente con la cédula de ciudadanía digital que expida la Registraduría Nacional del Estado Civil.
  2. Custodiar sus credenciales de autenticación y hacer un buen uso de los servicios de la Aplicación.
  3. No acceder a las cuentas de otros usuarios y/o Titulares o a servicios no permitidos, o extraer Datos Personales.
  4. No violar la confidencialidad de la información o de terceros que hagan uso de la Aplicación.
  5. No suplantar la identidad de otro usuario o de un tercero mediante la Aplicación.
  6. No realizar trámites en la Aplicación a través de puntos inseguros, lugares públicos o puntos de Wi-Fi que no tengan adecuadas medidas de seguridad.
  7. Velar por el buen uso de los Datos Personales a los que tenga acceso a través de la Aplicación.
  8. Revisar la información que almacenará en la Aplicación y velar que esta sea la necesaria y que no exponga aspectos de su privacidad que no sean compatibles con las finalidades perseguidas por la Aplicación.
  9. Informar cualquier anomalía o sospecha que tenga sobre el uso no autorizado o fraudulento, incluyendo la ocurrencia de incidentes de seguridad que expongan los Datos Personales a personas no autorizadas.
  10. Ingresar y almacenar Datos Personales propios y de terceros que sean correctos y actualizados.
  11. Proporcionar información, cierta y precisa al hacer uso de la Aplicación.

8. TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN NACIONAL Y/O INTERNACIONAL DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

SoyYo puede Tratar, compartir, Transmitir, entregar, suministrar, Transferir o divulgar la información personal, dentro y fuera del territorio colombiano, siempre y cuando el país de destino ostente niveles adecuados de protección de datos, y de acuerdo con las finalidades legales, contractuales con el Titular, así como con las enunciadas en el Numeral 6 de la presente Política, siempre y cuando cuente con la autorización del Titular:

1. Otras firmas o empresas:

En el desarrollo de la comercialización, mercadeo, cumplimiento de los contratos, SoyYo puede poner la información personal a disposición de terceros, como otras firmas, abogados o empresas que ayuden al desarrollo misional de la firma y a otros agentes, representantes designados, socios comerciales e instituciones financieras, sociedades de valores y otros socios comerciales. En cualquiera de esos casos, SoyYo tomará las medidas necesarias para que esas otras aseguradoras y distribuidores conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con SoyYo (y solamente mientras ésta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la autorización conferida por el Titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un Tratamiento con finalidades diferentes.

2. Proveedores de servicios:

Terceros externos proveedores de servicios, tales como profesionales médicos, contadores, auditores, expertos, otros abogados y otros asesores externos profesionales; proveedores de viajes y asistencia médica; compañías de asistencia, proveedores de servicios de centros de llamadas; proveedores de servicios de sistemas de tecnología de la información, apoyo, almacenamiento y alojamiento de la información; proveedores de servicios de impresión, publicidad, comercialización e investigación de mercado, y análisis; bancos e instituciones financieras que atiendan las cuentas de SoyYo terceros administradores de reclamaciones; proveedores de gestión de documentos y registros; ingenieros, inspectores, asesores legales, traductores, y otros vendedores y proveedores de servicios externos que presten su colaboración para llevar a cabo las actividades comerciales. En cualquiera de esos casos y sin perjuicio de la obligación de observar el secreto profesional en los casos que así corresponda, SoyYo tomará las medidas necesarias para que esos proveedores de servicios conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con SoyYo (y solamente mientras ésta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la autorización conferida por el Titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un Tratamiento con finalidades diferentes.

3. Autoridades gubernamentales y terceros implicados en acciones judiciales:

SoyYo también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, otros abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad o los de terceros aliados; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

4. Aliados Estratégicos:

SoyYo también podrá compartir información personal con los aliados estratégicos del negocio de acuerdo con lo que se establezca en los contratos o acuerdos celebrados con dichos Aliados.

5. Otros terceros

Se podrá compartir información personal con beneficiarios, proveedores de emergencia (bomberos, policía y servicios médicos de emergencia), minoristas, redes de médicos, organizaciones y proveedores, operadores de viaje, centrales de riesgo, las agencias de informes de crédito, y otras personas involucradas en un incidente que sea objeto de una reclamación, así como compradores y potenciales compradores u otras partes de una reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia, o cualquier otra transacción, real o propuesta, en relación con la totalidad o parte de nuestro negocio, activos o acciones.

La información personal también puede ser compartida por los Titulares de la información, en muros de mensajes, grupos de debate, páginas de perfiles y blogs, y en otros servicios del Sitio Web en los cuales puede publicarse información y materiales. Debe tenerse en cuenta que la información que sea publicada o revelada a través de estos servicios se convertirá en información pública y podría estar disponible para los visitantes del Sitio Web y para el público en general.

9. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido, o no haya sido autorizado, mediante la presentación de la respectiva queja o reclamo de acuerdo con lo dispuesto en la presente Política.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Legislación vigente, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante SoyYo previsto como requisito de procedibilidad en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley, a la Constitución o cuando no exista una obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos del Responsable, Encargado. Mandante o Mandatario.
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. DEBERES DE SOYYO CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que SoyYo está obligada a cumplir con los deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

Deberes de SoyYo respecto del Titular del dato

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Deberes de SoyYo respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales

  • Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Actualizar la información cuando sea necesario;
  • Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

Deberes de SoyYo cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Deberes de SoyYo respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

  • Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de Datos Personales.

11. DEBERES DE SOYYO CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Si SoyYo realiza el Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) como encargado o mandatario o figura equivalente, deberá cumplir los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo; conforme el literal d. del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política;
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente Política;
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas
  • por la ley para dicho efecto;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos
  • de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. DE LA AUTORIZACIÓN

1. Autorización para Tratamiento de datos

Los obligados a cumplir esta Política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y Tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública. Para obtener la autorización deberán seguirse las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
  • Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
  • La identificación, dirección física o electrónica de SoyYo.

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQR, mensajes de datos o Apps.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

2. Autorización para Tratamiento de datos sensibles

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

  • La autorización debe ser explícita;
  • Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;
  • Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

3. Autorización de Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

  • La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar a los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto;
  • Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

    Todo lo anterior dentro del marco de la buena fé constitucionalmente protegida.

13. SEGURIDAD

SoyYo adoptará las medidas técnicas, físicas, legales, humanas, administrativas y organizativas correspondientes, que guarden relación con las leyes de privacidad y seguridad de los datos para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Si los Titulares consideran que su interacción con SoyYo ya no es segura (por ejemplo, si creen que la seguridad de su información personal podría estar comprometida), deberá notificar inmediatamente a SoyYo en los canales de servicio indicados en el numeral 16 “ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS”.

Cuando SoyYo proporcione información personal a un proveedor de servicios, éste será seleccionado cuidadosamente y deberá utilizar las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de la información personal.

14. RETENCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL

SoyYo adopta medidas razonables para garantizar que la información personal procesada sea confiable para el uso pretendido, preciso y completo según sea necesario para llevar a cabo los fines descritos en esta Política de Tratamiento de la Información. SoyYo mantendrá la información personal de los Titulares de la Información durante el período que sea necesario para cumplir con los fines establecidos en esta Política de Tratamiento de la Información, salvo que los contratos, la ley vigente o las buenas prácticas exijan o permita un período de retención mayor.

15. INFORMACIÓN PERSONAL DE OTRAS PERSONAS

Bajo principio constitucional de buena fé, si se proporciona información personal a SoyYo en relación con otras personas diferentes de quien la otorgue, éste manifiesta contar con el consentimiento legalmente necesario para entregarla y que SoyYo pueda realizar su recopilación, uso, divulgación, Transmisión y Transferencia de información personal de las otras personas.

16. PREFERENCIAS DE COMERCIALIZACIÓN

SoyYo. proporcionará oportunidades para que los Titulares de la información informen sus preferencias de mercadeo, incluyendo las comunicaciones con éstos, quienes también podrán comunicarse por correo electrónico a misdatos@www.soyyo.co o remitir en físico a la Carrera 10 # 80 – 36, en Bogotá D.C.

17. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los Titulares de la información tienen derecho a acceder a su información personal, actualizarla, corregirla, oponerse a su uso o solicitar su eliminación o supresión. Para tal efecto se podrán comunicar con SoyYo por correo electrónico a misdatos@www.soyyo.co o remitir en físico a la Carrera 10 # 80 – 36, en Bogotá D.C., ante cualquiera de estas necesidades o si tiene preguntas o inquietudes sobre el Tratamiento de la información personal. La respuesta a su comunicación se dará dentro de los términos y condiciones de la normatividad aplicable sobre la materia.

18. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A ACCEDER, CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

A continuación se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de SoyYo;
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
  • Por estipulación a favor de otro o para otro;

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, en poder de SoyYo y éstas en su condición de Responsable y/o Encargada del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por SoyYo, siempre y cuando se pueda mantener prueba de la fecha de recepción de la consulta y de la identidad del solicitante.

Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los Datos Personales requeridos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos que se encuentre en poder de SoyYo deba ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante SoyYo en su calidad de Responsable y/o Encargada del Tratamiento. Dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SoyYo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite, y acompañando los documentos o pruebas pertinentes que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

TRASLADO DEL RECLAMO. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

TERMINO PARA LA ATENCIÓN DE UN RECLAMO. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Tales respuestas deben ser remitidas a la dirección señalada por el Titular en el momento de presentar su solicitud y, en el caso de que no la haya especificado, a la última dirección registrada. En caso de que las peticiones o los reclamos se presenten por medios electrónicos o verbalmente, podrán resolverse por el mismo medio, para lo cual se debe conservar copia de la respuesta o de la respectiva grabación.

19. CAMBIOS A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

SoyYo Revisará la Política de Tratamiento de Información periódicamente y se reserva el derecho de actualizarla en cualquier momento para incorporar los cambios a que haya lugar de conformidad con los requisitos legales, las referidas actualizaciones se publicarán en el sitio web https://www.soyyo.co/proteccion-datos/

Para tal propósito en la parte superior de esta Política de Tratamiento se indicará la fecha de actualización de la misma. SoyYo entiende que el Titular de la Información ha revisado y prestado su consentimiento acerca de las actualizaciones que se realicen a la Política por el hecho de acceder al Sitio Web, hacer uso de la Aplicación, enviar una comunicación a SoyYo o realizar cualquier gestión ante SoyYo respecto de algún producto o servicio. De todas formas, SoyYo recomienda acceder periódicamente al Sitio Web y a los términos y condiciones de la Aplicación, para consultar esta Política con el fin de que el Titular conozca las actualizaciones de la misma y recuerde los términos y condiciones en los que se realiza el Tratamiento de la información personal

20. LEY Y JURISDICCIÓN

La presente Política se rige por lo previsto en la ley colombiana y cualquier controversia relacionada con o derivada de la misma, se someterá al conocimiento de la justicia ordinaria de la República de Colombia.

21. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del veintisiete (27) de junio de 2013, razón por la cual entrará en vigencia a partir del 19 de junio de 2020.

La vigencia de la base de datos será́ el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

Última fecha de actualización: 19/08/2020.

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