La nueva era digital que estamos viviendo ha traído consigo múltiples cambios en la forma que nos identificamos y relacionamos con los demás en diferentes ámbitos; uno de ellos ha sido la posibilidad de tener nuestros documentos a la mano y hacerlos parte de nuestra identidad digital.
Además de acceder a nuestros archivos de forma más sencilla, ahora también es posible firmar documentos sin necesidad de pasar por el proceso de imprimirlos, hacer nuestra firma con esfero, escanearlos y enviarlos; todo gracias a la implementación de la firma electrónica.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un tipo de firma que permite a los involucrados en un contrato admitir los términos de este, firmando de forma digital, con la misma validez y autenticidad de una firma tradicional.
El Decreto 2364 de 2012, establece que la firma electrónica en Colombia es válida mediante métodos como: ‘’Códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma. ‘’
Gracias a la aceptación y validez legal de esta forma de firmar un documento se pueden reducir los costos de almacenamiento además de ser única, verificable y de control exclusivo por parte de quien la utiliza.
A pesar de que este mecanismo es completamente válido en términos legales y brinda total seguridad, muchas personas y empresas desconocen sus beneficios, por eso te contamos cinco ventajas de implementar tu firma electrónica y ser parte del avance en la transformación digital.
Seguridad mejorada
Al firmar un documento mediante firma electrónica se puede acceder a datos complementarios a la firma como el lugar y fecha en que se firmó el documento, quiénes (en caso de ser varias personas) lo firmaron y en qué orden lo hicieron gracias a la recopilación de direcciones IP.
Además, los factores de autenticación como contraseñas o datos biométricos aseguran que solo quien está supuesto a firmar lo haga. Los documentos firmados, adicionalmente, suelen estar protegidos bajo cifrado digital.
Reducción de gastos
Al procesar un documento en línea se evita correr con los gastos de hacerlo de forma física, pues no es necesario imprimir el documento, transportarlo para ser firmado y almacenarlo. Gracias a este proceso digital tramitar un documento a mano es cosa del pasado, y según un estudio realizado por Adobe, el 61% de los gerentes afirmó ver una reducción de costos relacionados con documentos gracias a la implementación de firmas electrónicas.
Mejor experiencia al cliente
En el sector financiero, por ejemplo, al abrir una cuenta es necesario verificar la identidad mediante una firma en la sucursal; al hacer la apertura en línea, pasar por este proceso hace que los clientes tiendan a abandonar el proceso. Al manejar la firma electrónica se da un valor agregado al servicio, pues se puede realizar de manera completamente digital, haciendo que sea más sencillo y conveniente.
Procesamiento de documentos eficiente
Al firmar un documento de forma tradicional, todos los involucrados en este deberán imprimir, firmar, escanear y enviarlo para su autenticación; si se requiere la firma de varias personas se necesita repetir este proceso hasta conseguir todas las firmas, lo cual representa un enorme retraso.
Con la firma electrónica se puede simplificar este proceso, pues solo es necesario adjuntarla al archivo y compartirlo con los demás participantes.
Creación simple y rápida
Crear tu firma digital es un proceso bastante sencillo y rápido que te ayudará a legitimar tus documentos de una forma más efectiva; solo debes ingresar al sitio web de la DIAN y buscar el apartado de ‘’Generar firma electrónica’’, luego seguir los pasos allí descritos y generar tu firma. Recuerda que esta tiene una validez de tres años.
Tener tu firma electrónica creada es una de las mejores formas para empezar a darle uso a tu identidad digital, además, puedes gestionar tus documentos y firmar electrónicamente descargando la app SoyYo, disponible en App Store y Play Store.
